Power BI Service của Microsoft ngoài việc trực quan hóa dữ liệu còn có thể làm được nhiều điều thú vị hơn nữa. Từ AI Insight đến việc sử dụng dữ liệu được quản lý ở nhiều nơi khác, dưới đây là môt số Tip tận dụng tối ưu những dữ liệu đó.
1. Trực quan hóa dữ liệu
Power BI có hàng trăm gói nội dung, templates và tích hợp
cho hàng trăm data service, apps, service bao gồm các báo cáo và hình ảnh trực
quan. Ví dụ, nếu bạn sử dụng Xero cho kế toán, hoặc K2 Cloud để xây dựng quy
trình kinh doanh, hoặc Adobe Marketing Clound, SAP HANA, Salesforce, MailChimp,
Marketo, hoặc Google Analytics, bạn có thể dùng Power BI để trực quan hóa dữ
liệu từ những nguồn này, tạo báo cáo và tổng hợp chúng lại thành dashboard tùy
chỉnh. Bạn cũng có thể thiết lập cổng kết nối tại chỗ để sử dụng Power BI cho
việc khám phá dữ liệu trên Server của bạn. Bằng cách đó, bạn có thể so sánh số
lượt truy cập web với doanh số bán hàng hoặc xem chương trình khuyến mãi nào đã
mang lại khách hàng mới. Bạn có thể tạo báo cáo và trực quan hóa, thực hiện các
tính toán (tính toán các Measure), và đặt cấp độ truy cập cho từng người, từng
nguồn dữ liệu, hoặc quản lý ai có thể xem thông tin về các trang dashboard và
các báo cáo cụ thể.
2. Kể chuyện thông qua dữ liệu
Biểu
đồ rất phù hợp với các con số, nhưng nếu bạn muốn hiển thị thông tin thay đổi
theo thời quan một cách dễ hiểu thì Power BI’ new Timeline Storryteller ( tạm
dich là người kể chuyện về những thay đổi theo dòng thời gian) dành cho bạn. Với
công cụ này, bạn có thể hiển thị danh sách theo thứ tự thời gian, một chuỗi các
sự kiện theo thời gian. Chọn cách thể hiện tốt nhất, chia tỷ lệ và bố cục dữ liệu
của bạn, từ đó Power BI sẽ xây dựng một dòng thời gian. Bạn có thể sử dụng
thông tin đó để kể về lịch sử doanh nghiệp, giải thích nhu cầu đang tăng lên
như thế nào, hoặc giải thích bất kỳ điều gì khác của một chuỗi sự kiện quan trọng.
3. What – ifs
Bạn
có thể thêm một phép tính toán (measure) cho một con số, chẳng hạn như doanh
thu, và bạn sử dụng nút New Parameter trong Power BI Desktop để thêm các thông
số thay đổi trong What-ifs, cho phép bạn tạo ra các biến what-ifs trong báo
cáo, tương tác với biến, trực quan và định lượng các giá trị trong báo cáo của
bạn. Ví dụ, nếu bạn tạo What-if parameters cho số lượng khách hàng phản hồi một
chương trình khuyến mại cụ thể, bạn có thể kết hợp thông số đó vào công thức bạn
tạo để hiển thị số lượng phiếu hỗ trợ khách hàng mà bạn có thể phải giải quyết;
bằng cách tick vào “Add slider to this page” trong hộp thoại What-if
Parameterrs để thêm thanh trượt mà bạn có thể kéo để hiển thị sự khác biệt khi
số lượng phản hồi của khách hàng cao hơn hoặc thấp hơn.
4. Đặt câu hỏi cho dữ liệu
Bạn
cũng có thể sử dụng các tính năng ngôn ngữ tự nhiên của Power BI để đặt câu hỏi
và nhận lại câu trả lời qua các hình ảnh trực quan. Bạn có thể chỉ định cách
trình bày dữ liệu, ví dụ: “total sales by region by month as a line” hoặc để
Power BI chọn bố cục phù hợp với dữ liệu bằng một câu hỏi tổng quát hơn như
“What were the sales numbers for last quarter?”.
Nếu
có các ô được ghim vào trang tổng quan, Q&A sẽ đề xuất các ô đó dưới dạng
câu hỏi và khi bạn nhập câu hỏi, nó sẽ đề xuất các thuật ngữ bạn có thể thêm dựa
trên các bảng trong tập dữ liệu. Nếu bạn thấy câu trả lời của Power BI hữu ích,
bạn có thể ghim hình ảnh trực quan vào dashboard, đây là cách dễ dàng để tạo
hình ảnh trực quan cho tập dữ liệu. Nếu bạn là chủ sở hữu tập dữ liệu, bạn cũng
có thể thêm các câu hỏi nổi bật trong cài đặt trang tổng quan. Q&A sử dụng
tên của bảng, cột và trường được tính toán trong tập dữ liệu; nếu cột được gọi
là "area" thay vì "region", bạn cần đặt câu hỏi là "sales
by area", trừ khi bạn thêm các từ đồng nghĩa thì Q&A mới có thể trả vể
kết quả cho bạn.
Power
BI Q&A hoạt động trên trang web Power BI và ứng dụng Power BI trên iOS. Nó
có thể hoạt động trên dữ liệu được lưu trữ trong bảng Excel (hoặc trong cơ sở dữ
liệu thông qua cổng tại chỗ nếu bạn bật Q&A cho tập dữ liệu) hoặc bạn có thể
sử dụng Power Pivot để tối ưu hóa tập dữ liệu cho Q&A. Đảm bảo tất cả các bảng
trong tập dữ liệu của bạn được kết hợp chính xác, kiểm tra kiểu dữ liệu cho dữ
liệu là ngày tháng và số, đồng thời tạo trường mặc định cho các cột và nhãn mặc
định cho các bảng để chỉnh sửa các cột được hiển thị và loại biểu đồ Q&A sẽ
hiển thị.
5. Xây dựng hình ảnh trực quan tùy chỉnh
Power
BI bao gồm một loạt các hình ảnh trực quan và bạn có thể thêm nhiều hình ảnh
khác, bằng cách tải xuống chúng từ Office Store hoặc bằng cách tạo hình ảnh trực
quan của riêng bạn với Công cụ Power BI Custom Visual Tool nguồn mở.
Bạn
cũng có thể liên kết sơ đồ Visio với Power BI để sử dụng làm hình ảnh tùy chỉnh,
chẳn hạn nếu bạn muốn phân tích tiến độ thông qua workflow và quy trình công việc.
Nếu bạn có các mô hình phân tích trong Excel, bạn có thể biến chúng thành các
hình ảnh trực quan hóa trong Power BI tùy chỉnh bằng cách sử dụng Frontline’s
Analytic Solver để tạo ra một mô hình động mà bạn có thể kéo và thả các tập dữ
liệu Power BI vào đó để mô phỏng hoặc tối ưu hóa các tùy chọn khác nhau.
6. Tối ưu hóa hình ảnh trực quan nhờ sự hỗ trợ của AI
Một
số hình ảnh trực quan trong Power BI sử dụng machine learning để xác định
insight. Chẳng hạn như cây phân hủy (The decomposition tree) giúp bạn thực hiện
phân tích nguyên nhân gốc rễ, hướng dẫn nơi đi sâu vào dữ liệu. Tính năng phát
hiện bất thường (Anomaly detection) xem xét dữ liệu chuỗi thời gian như biểu đồ
đường và xác định các điểm bất thường và các điểm bất thường khác, đồng thời đề
xuất các giải thích. Smart Narratives có thể đưa ra các phương pháp và xu hướng
chính và kết hợp chúng bằng văn bản được tạo tự động để xây dựng câu chuyện dữ
liệu cho bạn.
7. Thực hiện phân tích real-time về luồng dữ liệu
Hầu
hết BI được thực hiện dựa trên dữ liệu trích xuất từ cơ sở dữ liệu theo các
khoảng thời gian đã định. Nếu bạn muốn phân tích dữ liệu từ các trang web
thương mại điện tử hoặc hệ thống công nghệ hoạt động có cảm biến, bạn cần quyền
truy cập vào dữ liệu phát trực tuyến theo thời gian thực. Thông thường, điều đó
yêu cầu một số phát triển để trích xuất dữ liệu, nhưng luồng dữ liệu phát trực
tuyến trong Power BI có thể kết nối với Azure Streaming Analytics, cho phép các
nhà phân tích kinh doanh kết hợp dữ liệu theo đợt và truyền trực tuyến trong
cùng một báo cáo để tìm ngoại lệ, kích hoạt hành động và phản ứng nhanh hơn với
các thay đổi trong hệ thống vật lý.
8. Bật tích hợp Nhóm (Teams Integration)
Việc
đưa các báo cáo Power BI đến nhóm để trao đổi công việc thực sự hữu ích. Theo
Microsoft, việc sử dụng dữ liệu trong Power BI gần như tăng gấp đôi khi ứng dụng
được ghim trong Nhóm.
9.
Sắp xếp dữ liệu để sử dụng trong Excel
Nếu
bạn chia sẻ dữ liệu trong Power BI, dữ liệu đó cũng có có thể sử dụng trong
Excel. Power BI có thể cấp nguồn cho các kiểu dữ liệu trong Excel và người dùng
Excel không cần phải học Power BI để sử dụng những dữ liệu đó. Họ có thể nhập
thông tin họ muốn tra cứu, chẳng hạn như tên khách hàng, đánh dấu phạm vi và nhấp
vào công cụ tool-tip để chèn các cột mới từ tập dữ liệu để làm việc trong Excel.
10. Machine Learning trong Power BI
Power
BI’s Dataflow giúp bạn tự động hóa việc chuẩn bị dữ liệu, làm cho Power BI trở
thành một nơi tốt để lưu giữ các tập dữ liệu sẽ được sử dụng cho machine
learning. Việc tích hợp Azure Machine Learning AutoML cho phép các nhà phân
tích kinh doanh tận dụng lợi thế của machine learning mà không cần đến sự hỗ trợ
của các nhà khoa học dữ liệu - hoặc đăng ký Azure. Xác định những gì bạn muốn dự
đoán, chẳng hạn như liệu sản phẩm có hết hàng hay không và AutoML đề xuất cột dữ
liệu nào sẽ sử dụng cho mô hình, chọn và điều chỉnh thuật toán tự động, bao gồm
cả hiệu suất và độ tin cậy của mô hình được tạo với những tính năng nào ảnh hưởng
đến dự đoán sản phẩm nào có nhiều khả năng hết hàng nhất tại các trung tâm phân
phối cụ thể.
11. Kết hợp Power BI và Power Apps
Bạn
có thể nhúng Power Apps vào báo cáo Power BI và thiết lập quy trình làm việc
Power Automate trong Power BI. Chẳng hạn như thêm khách hàng vào chiến dịch tiếp
thị qua email hoặc đưa ra yêu cầu ngân sách, bạn có thể đưa App hoặc quy trình
thực hiện vào báo cáo nơi bạn nhận được thông tin chi tiết – các bộ lọc và lựa
chọn mà bạn thực hiện trong Power BI sẽ chuyển sang Power Apps. Đối với người
dùng trên thiết bị di động đang làm việc từ Power Apps, bạn có thể nhúng báo cáo
Power BI vào Apps thay thế.
12. Đưa nhiều thông tin hơn vào Dashboard
Người
dùng Power BI ở các vị trí khác nhau cần những lượng thông tin khác nhau. Chẳng
hạn, các nhà quản lý và nhà phân tích kinh doanh có thể muốn biết nhiều thông
tin chi tiết, nhưng các giám đốc điều hành cần một chế độ xem đơn giản hiển thị
mục tiêu và con số thực tế hơn là hơn là một trực quan phức tạp hơn. Từ đó, họ
có thể tra cứu thông tin nhanh chóng trong cuộc họp mà không bị lạc vào quá nhiều
biểu đồ và số liệu. Trực quan hóa tùy chỉnh Power KPI kết hợp nhiều loại báo
cáo thành một ô duy nhất.
13. Sử dụng các mục tiêu để xây dựng thẻ điểm và bảng OKR
Quyết
định của doanh nghiệp dựa trên dữ liệu thể hiện sự hiệu quả của văn hóa định hướng
dữ liệu. Bạn có thể sử dụng Goals hub in Power BI Premium để kết nối thẻ điểm với
báo cáo Power BI. Đối với các mục tiêu như doanh thu, bán hàng, tuyển dụng hoặc
số lượng người dùng, bạn điền vào thời điểm bạn cần đạt được kết quả, cách bạn
đo lường và chọn các điểm dữ liệu có liên quan trên biểu đồ trong báo cáo Power
BI. Ngoài việc xem tiến trình trong Goal Hub, bạn cũng có thể sử dụng Power
Automate để kích hoạt cảnh báo hoặc lên lịch cuộc họp nếu hiệu suất hướng tới mục
tiêu đang bị tụt lại.
14. Sử dụng bảo vệ thông tin đối với những dữ liệu nhạy cảm
Khi
bạn đưa dữ liệu bí mật của công ty vào Power BI, CIO và CISO có thể đảm bảo chỉ
nhân viên phù hợp mới có quyền truy cập bằng cách áp dụng cùng nhãn độ nhạy
Microsoft Information Protection như trong Office, SharePoint và các công cụ
khác. Các nhãn đó cho phép kiểm tra, thực thi quyền truy cập trong Power BI và
theo dõi dữ liệu nếu dữ liệu được xuất sang Excel hoặc PowerPoint để bảo vệ chống
rò rỉ dữ liệu đầu cuối.
15. Power BI cũng dành cho dữ liệu IT
Power
BI không chỉ dành cho người dùng doanh nghiệp, vì bạn có thể sử dụng nó để trực
quan hóa dữ liệu cho các công cụ giám sát IT. Template giải pháp của Power BI
cho Azure Activity Logs sử dụng cơ sở dữ liệu Azure SQL và Stream Analytics để
thu thập nhật ký và hiển thị chúng bằng cách sử dụng báo cáo Power BI Desktop dựng
sẵn, vì vậy bạn có thể xem xu hướng sử dụng và các vấn đề. Ngoài ra còn có một
tập hợp các báo cáo Power BI được tạo sẵn cho Intune Data Warehouse hiển thị
chi tiết thiết bị như cấu hình và trạng thái tuân thủ cũng như template giải
pháp cho System Center Configuration Manager với bảng điều khiển bao gồm tình
trạng máy khách và máy chủ, mức độ bảo vệ phần mềm độc hại, khoảng không quảng
cáo phần mềm và thiết bị nào đang thiếu bản cập nhật. Có các mẫu cho một loạt
các công cụ khác và bạn có thể tạo trang tổng quan và báo cáo của riêng mình
cho các công cụ khác, miễn là bạn có thể lấy dữ liệu vào cơ sở dữ liệu SQL
Server hoặc Azure SQL.